E, no entanto, quando o processo seletivo chega a uma etapa aparentemente secundária — confirmar que as informações de um candidato estão corretas antes da contratação —, boa parte dessa digitalização se interrompe. Em muitas organizações, a verificação de antecedentes ainda acontece com um e-mail ao fornecedor externo, uma planilha em que alguém do RH anota manualmente em que fase está cada caso e uma fatura mensal que chega ao financeiro sem detalhar a qual verificação corresponde cada linha.

Um retrato da digitalização do RH

Os dados ajudam a dimensionar o descompasso. A 5ª edição da pesquisa HR Innovation, da Ahgora by TOTVS, feita com 717 profissionais de RH entre dezembro de 2024 e janeiro de 2025, apontou que cerca de 30% dos profissionais de RH no Brasil ainda não usam software de apoio à gestão de pessoas e que 55% das lideranças consideram que as ferramentas disponíveis não atendem às necessidades do negócio. Entre as áreas mais digitalizadas estão controle de ponto (60%), folha de pagamento (51%) e férias (45%); o recrutamento aparece com 40%. A verificação de candidatos, uma etapa que fica entre o recrutamento e a admissão, tende a cair justamente no espaço entre sistemas.

O problema não é se a empresa verifica ou não antecedentes. Muitas companhias médias e grandes já fazem isso, ao menos para determinados cargos. A questão real é se esse processo é visível, rastreável e integrado ao restante da operação, ou se funciona como uma ilha. Quando o recrutador precisa sair do sistema em que trabalha todos os dias para escrever um e-mail e aguardar resposta, quando o compliance não sabe com segurança se uma verificação está pendente, concluída ou exige revisão, e quando o financeiro recebe uma fatura consolidada sem conseguir relacionar cada valor a um caso específico, a empresa perdeu visibilidade sobre um processo que lida com dados pessoais e pode condicionar uma decisão de contratação.

Três transparências que costumam faltar ao mesmo tempo

A primeira é a transparência de status: saber em tempo real quais verificações estão pendentes, quais foram concluídas e quais precisam de atenção humana, sem precisar perguntar ao fornecedor. A segunda é a transparência de custo: entender quanto custa cada verificação individual, em vez de receber um pacote mensal opaco no qual é difícil saber se a empresa está pagando por casos nunca concluídos ou por checagens que não correspondiam ao cargo. A terceira é a transparência de processo: conseguir reconstruir, mais tarde, o que foi verificado, quando e no âmbito de qual decisão.

Essa fragmentação tem consequências concretas. Gera atrasos em processos seletivos já pressionados por prazos, porque cada verificação depende de alguém lembrar de fazer o acompanhamento manual. Gera retrabalho, porque áreas diferentes mantêm seus próprios controles paralelos do mesmo processo. E cria um problema de auditoria: se a própria empresa, um cliente corporativo ou uma autoridade precisar saber o que foi verificado sobre uma pessoa, quando e por quê, a reconstrução fica muito mais difícil quando a informação está espalhada entre caixas de e-mail, planilhas soltas e relatórios de fornecedores diferentes.

O que a LGPD tem a ver com isso

A terceira transparência tem correspondência direta na lei. A LGPD consagra o princípio da responsabilização e prestação de contas, definido como a "demonstração, pelo agente, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados" (art. 6º, X). Determina que controlador e operador mantenham "registro das operações de tratamento de dados pessoais que realizarem" (art. 37), que o operador siga as instruções do controlador (art. 39) e que ambos adotem medidas de segurança técnicas e administrativas (art. 46). Em caso de incidente de segurança com risco relevante, o controlador deve comunicar a ANPD e os titulares (art. 48); a Resolução CD/ANPD nº 15/2024 fixou o prazo de três dias úteis a partir do conhecimento do incidente.

Na relação com um fornecedor de verificação de antecedentes, a empresa contratante costuma atuar como controladora e o fornecedor, como operador. Demonstrar que o tratamento teve finalidade definida, que se limitou ao necessário e que seguiu instruções claras é muito mais fácil quando o processo fica documentado de forma ordenada do que quando depende de reconstruir uma cadeia de e-mails depois dos fatos. Para empresas menores, vale lembrar que a Resolução CD/ANPD nº 2/2022 admite um registro simplificado das operações para agentes de tratamento de pequeno porte — o que flexibiliza a forma, mas não elimina a obrigação. O contexto institucional também mudou: a Lei nº 15.352/2026 transformou a ANPD em agência reguladora com autonomia e criou 200 cargos efetivos de especialista, o que sinaliza ampliação da capacidade de fiscalização.

API: o que é e quando faz sentido

A tecnologia normalmente citada para resolver essa fragmentação é a integração via API, sigla que pode soar mais complexa do que é. Uma API é, essencialmente, um canal que permite a dois sistemas diferentes conversarem sem intervenção manual. Aplicado a este caso: o recrutador move um candidato para determinada etapa no sistema de RH que já usa, isso dispara automaticamente o pedido de verificação ao fornecedor, e o resultado — ou o andamento — volta a aparecer no mesmo sistema, sem e-mails paralelos, cópias manuais ou planilhas. A empresa continua trabalhando onde já trabalhava; o que muda é que a verificação deixa de ser um processo à parte.

Isso não significa que a integração seja a resposta certa para todos. Uma empresa com baixo volume de contratações provavelmente não precisa investir em integrar sistemas, e pode ser mais prático usar diretamente uma aplicação web para cadastrar e acompanhar cada caso. A ideia de fundo não é que uma modalidade seja superior à outra, mas que a verificação se adapte ao fluxo de trabalho existente, e não o contrário. Segundo a própria plataforma, a Validato, empresa especializada em background screening e human risk management, oferece visibilidade sobre custo e status das validações em andamento e pode ser usada tanto como aplicação web quanto integrada aos sistemas de RH via API.

“O problema começa quando a verificação vira mais um processo desconectado do resto. O RH tem a planilha dele, o financeiro vê uma fatura, o compliance tem outro relatório, e ninguém tem a foto completa. Transparência significa saber o que está sendo verificado, em que status está e quanto custa, sem acrescentar mais uma camada administrativa à empresa”, afirma Guido Schenone, Comercial & Growth Manager da Validato.

Para as empresas brasileiras que já levaram ao eSocial a maior parte de sua rotina trabalhista, a pergunta pendente é menos tecnológica e mais de gestão: se a verificação de pessoas — uma atividade que trata dados pessoais, tem custo específico e pode ser determinante numa contratação — pode continuar sendo o único elo da cadeia que não se vê, não se audita com facilidade e depende de alguém não esquecer de olhar a caixa de entrada.

Fontes e referências consultadas

Data de consulta de todas as fontes: 16/10/2026.

•    Presidência da República (Planalto). Decreto nº 8.373/2014 — institui o eSocial. https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/decreto/d8373.htm

•    Presidência da República (Planalto). Lei nº 13.874/2019 — CTPS em meio eletrônico (CLT, arts. 14 e 29). https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/lei/l13874.htm

•    Secretaria Especial de Previdência e Trabalho. Portaria SEPRT nº 1.065/2019 — Carteira de Trabalho Digital. https://cbic.org.br/wp-content/uploads/2019/09/PORTARIA-SEPRT-Nº-1.065-DE-23-DE-SETEMBRO-DE-2019.pdf

•    Presidência da República (Planalto). Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — arts. 6º, X; 37; 39; 46; 48. https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm

•    ANPD. Resolução CD/ANPD nº 2/2022 — agentes de tratamento de pequeno porte. https://www.gov.br/palmares/pt-br/midias/arquivos-menu-acesso-a-informacao/legislacao/resolucao-cd-anpd-n2-2022.pdf

•    ANPD. Resolução CD/ANPD nº 15/2024 — comunicação de incidente de segurança. Resumo: https://tagdlaw.com.br/anpd-comunicacao-de-incidentes-de-seguranca/

•    Congresso em Foco. "Lula sanciona lei que transforma ANPD em agência reguladora" (Lei nº 15.352/2026), 02/2026. https://www.congressoemfoco.com.br/noticia/116782/lula-sanciona-lei-que-transforma-anpd-em-agencia-reguladora

•    Contadores.cnt.br / Meio & Mensagem. Pesquisa HR Innovation (5ª edição), Ahgora by TOTVS, 04/2025. https://www.meioemensagem.com.br/proxxima/ahgora-by-totvs-tecnologia-ainda-nao-supre-necessidades-de-rh

•    Validato. Informações institucionais sobre plataforma web e integração via API (fonte corporativa).

Validato S.A.

A Validato é uma fornecedora internacional de serviços de verificação de antecedentes (background screening) e Gestão de Riscos Humanos, com atuação no Brasil e em todo o mundo. Sua plataforma permite que as empresas avaliem, de forma estruturada e eficiente, a integridade, potenciais conflitos de interesses e outros riscos relacionados a candidatos e colaboradores, por meio de uma abordagem modular, escalável e em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD – Lei nº 13.709/2018) e demais normas brasileiras aplicáveis.

A oferta da Validato considera os requisitos legais e regulatórios vigentes no Brasil, combinando conformidade com a legislação local e experiência internacional em processos de verificação de antecedentes. As empresas podem configurar as verificações de maneira flexível, de acordo com o nível de risco associado a cada função. A Validato não cobra taxas de implementação, mensalidades ou anuidades, nem exige volumes mínimos de verificações, podendo ser integrada de forma flexível aos processos existentes de Recursos Humanos e recrutamento e seleção.